Basta Excel nell'Immobiliare: è ora di liberare il potenziale dei tuoi dati

La maggior parte dei professionisti del settore immobiliare utilizza ancora Excel come strumento principale di analisi: uno strumento potente ma poco interattivo e inefficiente nella gestione di grandi volumi di dati. Un'indagine globale di Deloitte del 2024 ha rilevato che in media le aziende del settore immobiliare utilizzano ancora i fogli di calcolo per il 60% del tempo per la reportistica, per il 51% per la valutazione degli immobili e l'analisi dei flussi di cassa e per il 45% per il budgeting e le previsioni. Usare Excel per l’analisi immobiliare comporta vari problemi:

• Rischio elevato di errori umani: I fogli di calcolo richiedono l'inserimento manuale dei dati e la gestione delle formule, il che li rende soggetti a errori. Un numero digitato male o una singola ipotesi errata possono generare gravi errori di calcolo e portare a un'errata valutazione di un investimento o a un calcolo impreciso dei rendimenti.
• Mancanza di un database centrale e condiviso: In un ambiente di lavoro in team, più persone spesso mantengono file Excel separati per quello che dovrebbe essere un set di dati condiviso. Ciò porta ad avere informazioni divergenti, con inefficienze causate dalla necessità di verificare costantemente quale foglio di calcolo sia il più aggiornato o corretto. Dati incoerenti tra i file Excel possono minare la fiducia nei report e generare confusione (ad esempio, due dipartimenti che riportano tassi di occupazione o flussi di cassa diversi per lo stesso immobile).
• Assenza di collaborazione in tempo reale: Excel è fondamentalmente uno strumento incentrato sul desktop (anche se esistono versioni cloud, molte aziende continuano a utilizzare file indipendenti). L'accesso simultaneo di più utenti è limitato, portando a flussi di lavoro seriali; i team spesso ricorrono all'invio di fogli di calcolo via e-mail, rallentando il processo decisionale.
• Integrità dei dati e tracciabilità carenti: Con i fogli di calcolo, può essere difficile garantire l'integrità dei dati o tracciare chi ha modificato cosa e quando. I controlli di audit sono minimi per impostazione predefinita. Per le entità regolamentate come le banche o i fondi immobiliari quotati, questo è un grosso rischio: modifiche non autorizzate o accidentali potrebbero passare inosservate. Ciò solleva preoccupazioni in merito alla sicurezza dei dati e alla conformità, soprattutto nella gestione di fondi regolamentati.
• Errori nei file e limiti di capacità intrinseci: I file Excel possono diventare molto grandi e complessi, con collegamenti tra più fogli o cartelle di lavoro. Tali file rischiano di essere danneggiati o bloccati e di avere difficoltà a gestire insiemi di dati estremamente grandi (oggi comuni con i grandi portafogli e i dati degli edifici IoT), con conseguente rallentamento delle prestazioni o necessità di suddividere i dati, aggiungendo ulteriore complessità.
• Processi manuali inefficienti e dispendiosi in termini di tempo: Molte attività in Excel sono manuali e ripetitive: copiare e incollare dati, aggiornare formule, consolidare fogli, ecc. Ciò richiede molto tempo e distoglie i professionisti qualificati da lavori a maggior valore aggiunto. Senza l'automazione, le aziende devono sostenere costi di manodopera più elevati e cicli di reporting più lenti. I processi di routine, come i rapporti mensili sul portafoglio o i roll-up annuali del bilancio, diventano un lavoro di consolidamento manuale se eseguiti tramite fogli di calcolo, mentre i sistemi moderni potrebbero automatizzare gran parte del lavoro.
• Mancanza di integrazione con altri sistemi: I dati immobiliari risiedono spesso in vari sistemi (software di contabilità, database di locazione, fonti di dati di mercato). Excel è tipicamente un silo offline, che richiede esportazioni e importazioni. Questo flusso di lavoro frammentato significa che i dati non vengono aggiornati in tempo reale e può portare alla formazione di silos. Ciò limita la comunicazione tra le unità aziendali e crea ridondanze.

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